Thuiswerkende zzp'ers: energie als kostenpost

Energie als kostenpost opvoeren

Zakelijke energierekeningen bevatten 21 procent btw. Deze kosten zijn onder bepaalde voorwaarden aftrekbaar. Het is onder meer afhankelijk van het feit of de zelfstandige een bedrijfspand heeft of niet. Een bedrijfspand wordt immers alleen zakelijk gebruikt, wat betekent dat de zelfstandig ondernemer eenvoudig kan bewijzen dat hij de energie en gas ook echt zakelijk gebruikt. In dat geval kan er altijd 21 procent btw worden teruggevorderd.

Bij thuiswerkende zzp’ers ligt dat anders. Het is moeilijker aannemelijk te maken dat de ruimte enkel zakelijk wordt gebruikt. Men werkt immers in een privé-omgeving, waardoor er ook privé van de energie gebruik wordt gemaakt. Alle btw aftrekken is in zo’n geval niet toegestaan. Toch zijn er wel voorwaarden en rekenmodellen waarmee een deel van de btw toch deels op te voeren valt als kostenpost.

Kantoor aan huis: btw energie als kostenpost opvoeren

Veel kleinere bedrijven of zzp’ers hebben een kantoor aan huis. Er is een aanzienlijke variatie in hoeveel btw men mag aftrekken. Dat is onder meer afhankelijk van het verbruik. Dat betekent dat een timmerman die in zijn eigen schuur zware apparatuur staan heeft, meer energie zal verbruiken. De tekstschrijver, journalist of IT’er heeft aan een laptop al genoeg.

Er wordt dan een stuk minder energie op een zakelijke manier verbruikt, waardoor er ook minder mag worden afgetrokken van de belasting. Er is slechts een deel dat men mag aftrekken van de belasting. Dat komt doordat men een zakelijk energiecontract heeft, maar doordat die ook voor privé doeleinden wordt gebruikt. Alle btw opgeven leidt tot een scheve verhouding en is daarom niet de juiste manier om aangifte te doen. Om toch btw af te mogen trekken, dient men een rekensom uit te werken.

Rekensom aftrek btw van de energiekosten

Om op de juiste manier de energiekosten van de btw af te mogen trekken, moet er een rekensom gehanteerd worden. Als thuiswerkende zzp’er heeft men recht op aftrek van een deel van de btw van de energiekosten. Die energiekosten moeten gemaakt worden om thuis het werk uit te kunnen voeren.

De Belastingdienst raadt daarom aan gebruik te maken van de ‘oppervlaktemethode’. Dat werkt als volgt:

Ten eerste berekent men de gas en energiekosten van de hele woning, inclusief de werkruimte. Vervolgens berekent men het vloeroppervlak van enkel de werkruimte in vierkante meters. Bereken vervolgens het totale vloeroppervlak van de volledige woning in vierkante meters.

Vervolgens kunnen de energiekosten van de werkruimte berekend worden. Dat kan door het vloeroppervlak van de werkruimte in vierkante meters te delen door het totale oppervlak van de woning. Vermenigvuldig de uitkomst van deze som met de totale energiekosten van de woning.

Voorbeeld

Het is begrijpelijk dat de som misschien niet meteen helemaal duidelijk is. We leggen het daarom uit in een helder voorbeeld:

Stel, men heeft een kantoorruimte van 25 vierkante meter. De totale woonoppervlakte is 150 vierkante meter. De kosten voor zakelijke energie bedragen 2000 euro op jaarbasis. De som is dan:

25 / 150 x 2000 = 333,33 euro. Neem daar vervolgens 21 procent van: 333,33 x 0,21 = 70 euro. Dat betekent dat van de 2000 euro aan energiekosten er 70 euro BTW mag worden afgetrokken van de btw-aangifte.

Zakelijke energiekosten aftrekken bij vrijgestelde btw

Sommige ondernemers verdienen niet genoeg met hun bedrijf om aan de inkomensnorm van de Belastingdienst te voldoen. Deze ondernemers werken bijvoorbeeld slechts parttime aan hun bedrijf en hebben daarnaast nog een andere fulltime of parttime baan. In dat geval is het mogelijk dat de Belastingdienst de ondernemer vrijstelt van de btw.

Daarvoor moet wel een ontheffing worden aangevraagd. Men hoeft dan geen omzetbelasting te doen. Dit noemen we ‘een vrijstelling van de btw’. Als voordeel heeft deze vrijstelling dat men nooit btw afdraagt aan de Belastingdienst. De ondernemer hoeft immers geen btw te berekenen. Er is ook een groot nadeel: zakelijke kosten kunnen niet worden afgetrokken. Dat geldt dus ook voor het aftrekken van de btw energie.